Ramavtalen innebär att kommunen gör en upphandling av en viss varukategori eller tjänstekategori. Så fort de förvaltningar, eller kommunala bolag som ingår i upphandlingen, behöver en vara vänder man sig till den leverantören. På så sätt kan kommunen förvänta sig ett pressat pris. Leverantören å sin sida kan förvänta sig att vara kommunens förstaval.
Ramavtalen pressar inte bara priset. Enligt Bostadsbolagets vd Sven-Åke Lindberg minskar de även upphandlingsbyråkatrin.
– Finns det ett ramavtal slipper vi att gå ut i flera mindre upphandlingar.
Ramavtalen innebär dock inte bara fördelar, utan också förpliktelser för de kommunala verksamheterna. Man ska hålla sig till den eller de leverantörer som vunnit upphandlingen. Otrohet till avtalen kan leda till rättsliga processer.
Kommunens revisorer har gjort en granskning dels av vilka rutiner som finns för säkerställa att verksamheterna gör inköp enligt avtalen och dels genom stickprov undersökt om inköp gjorts enligt avtalen.
Granskningsrapporten innehåller flera anmärkningar. I Bostadsbolagets fall anmärker man på ett ramavtal för glasmästeritjänster. I 24 fall har bolaget gått till en annan leverantör. Bolagets vd Sven-Åke Lindberg säger att man följt villkoren i avtalet.
– Just när det gäller glasmästeritjänsterna så kan det vara bråttom att ersätta en ruta. Då vänder vi oss till företaget som är överst på listan. I några fall har de inte kunnat göra arbetet på utsatt tid. Då har vi, helt enligt avtalet, vänt oss till nästa företag på listan. Vi har följt ramavtalet, däremot har vi inte dokumenterat varför vi gjorde avstegen. Det ska vi bli bättre på.
Bostadsbolaget är inte ensamt om att nämnas i rapporten. Revisorerna anmärker till exempel på en stor andel glassinköp hos Västervik Resort som gjorts utan ramavtal.
En stor del av ramavtalen kommer till genom upphandlingar som görs av kommunens upphandlingsenhet. Chefen där, Lars Thelin, vill inte recensera de kommunala verksamheternas trohet till de uppställda avtalen, men skriver i ett mejl att han delar synpunkterna i revisionsrapporten:
– Det finns rimligtvis förutsättningar för förbättringar.
Han skriver att ett skäl till att kommunen bör hålla sig till avtalen är att kommunen ska vara en god affärspartner till sina leverantörer och näringslivet.