Så behandlas klagomål och andra skrivelser
När en enskild skriver till en kommunal nämnd eller förvaltning så skall denne så skall denne så fort som möjligt få en bekräftelse på att skrivelsen är mottagen.
- I dag finns rutiner för att bekräfta skrivelser helt eller delvis på alla förvaltningar och förbättringar sker ständigt. Vid ett gemensamt möte med nämndsekreterare och registratorer i april månad framkom att denna fråga och andra är aktualiserade i pågående utvecklingsarbeten i kommunen.
En redovisning finns i motionssvaret om hur de olika förvaltningarna handhar inkomna skrivelser. Kommunledningskontoret har i aktivitetsplanen redovisat att bekräftelse skall göras för inkomna skrivelser så långt detta är praktiskt möjligt.
- Medborgarförslag bekräftas snarast efter att presidiet avgjort att de uppfyller fordringarna. Motioner, interpellationer och frågor synliggörs relativt snabbt i det politiska arbetet och bekräftas inte.
- Skrivelser från andra kommuner, länsstyrelsen, regionförbundet, regering och departement och statliga myndigheter bekräftas som regel inte.
- Däremot finns en ambition att till enskilda personer samt föreningar och andra sammanslutningar inom kommunen bekräfta mottagandet och även i möjligaste mån ange handläggare och ungefär när svar kan emotses. Inom ramen för kontorets ledningssystem finns rutiner för hantering av klagomål med målsättningen att orsaken till klagomålet inte skall upprepas.
Teknisk service är en förvaltning som får ta emot mycket och där har man i dagarna infört en datorbaserad klagomålshantering. en särskild klagomålsblankett har tagits fram och klagomålen kommer att tas emot på flera ställen i organisationen.
Avsikten är att klagomålet skall komma "rätt" person tillhanda inom tre dagar och att samtliga klagomål skall besvaras inom fjorton dagar.
Så jobbar vi med nyheter