Så ska kommunen få koll på kronorna

När kommunen ska skärpa kontrollen över sin ekonomi, kommer mycket av jobbet att göras ute i verksamheterna. Ett nytt system ska ge arbetsledare med budgetansvar bättre möjligheter att följa upp hur den egna verksamheten går.

Redan när Anders Björlin var ny på jobbet som ekonomichef i Västerviks kommun vid årsskiftet insåg man att ett nytt system för ekonomisk uppföljning behövs. Under hösten ska systemet sjösättas som ska ge fler kommunanställda insyn i ekonomin, och hur man lever upp till verksamhetsmålen.

Redan när Anders Björlin var ny på jobbet som ekonomichef i Västerviks kommun vid årsskiftet insåg man att ett nytt system för ekonomisk uppföljning behövs. Under hösten ska systemet sjösättas som ska ge fler kommunanställda insyn i ekonomin, och hur man lever upp till verksamhetsmålen.

Foto: Ola Axman

Västervik2012-07-09 00:00

Patienten blöder inte längre, men är fortsatt svag och kommer att behöva behandling i ytterligare två, tre år.

Så kan läget för ekonomin i Västerviks kommun beskrivas. I dag behöver man inte låna pengar för att få den dagliga driften att gå runt. Däremot ser det just nu ut som om det blir ett minusresultat för 2012 på 20 miljoner kronor.

Trots det ser ekonomichefen Anders Björlin ljust på ekonomin.

- Enligt lagen om balanskrav har vi fram till 2015 på oss att hämta in det. I de kommande årens budgetar har vi tagit höjd för en förlust 2012.

Målsättningen har varit att skapa en ekonomisk planering där det finns marginaler för oväntade händelser, och där de kommunala verksamheterna inte ständigt ska tvingas till sparpaket under stor tidspress för att ekonomin skenat iväg "i år igen".

Tidigare har VT berättat att kontrollen, och återrapporteringen ska förbättras genom en förstärkt ekonomienhet, men minst lika viktigt kommer arbetet med ekonomin ute på skolor, äldreboenden och andra kommunala verksamheter att bli.

Redan under Anders Björlins första månad som ekonomichef i kommunen, strax efter årsskiftet, började man prata om behovet av ett bättre ekonomisystem.

Två brister har kommit fram under våren:

 Många kommunala verksamheter har fått otydliga signaler om vilka de ekonomiska målen varit.

 Det har varit svårt för enhetschefer, som i regel inte är några ekonomer, att få grepp om den egna ekonomin. De har ofta fått be kommunens ekonomer om hjälp. Det har gjort att man inta alltid haft färsk information, eller så detaljerad information som man behövt.

I höst ska det nya systemet sjösättas. 80 verksamhetschefer i kommunen, och ytterligare ett ungefär lika stort antal anställda, ska få tillgång till systemet som förenklat uttryckt hämtar information från kommunens olika dataprogram för ekonomi- och personalplanering.

- Målet har varit att man i verksamheten med några knapptryck ska kunna få fram hur man ligger till ekonomiskt, säger Anders Björlin.

Upptäcker en chef att man ligger snett till ska chefen själv kunna gå vidare och granska olika konton, och om denne vill till och med gå ner och se enskilda transaktioner för att hitta en förklaring till det ekonomiska läget.

Chefen ska även kunna se personalstatistik för att få en bild av exempelvis överitdsuttag.

På så sätt hoppas kommunledningen att underskott ute i verksamheterna ska både upptäckas och åtgärdas snabbare.

- En verksamhetschef kan själv kalla till ett personalmöte för att diskutera läget. Det finns ju en väldigt stor kunskap om verksamheten bland de anställda, säger Anders Björlin.

Systemet har redan visats för ett antal verksamhetschefer.

Vad fick ni för reaktioner? Upplevs det som att de får större kontroll, eller att de påförs ytterligare en administrativ börda?
- Jag tycker att det har varit positivt. Vi har fått höra att de har efterlyst bättre möjligheter att följa upp sin verksamhet.

Detta har hänt

Under en lång rad av år har Västerviks kommun gjort underskott. Dessutom har kommunens låneskuld ökat kraftigt de senaste åren.

Problemen kulminerade under 2011. När var dags att göra bokslut för året under våren 2012 slutade förlusten på 70 miljoner kronor. Under året tvingades kommunen att låna till driften.

Kommunens revisorer beställde i januari en genomlysning av hur kommunens ekonomistyrning fungerar. Rapporten innehöll svidande kritik. Den centrala ledningen kritiserades för att inte kunna kommunicera ut de ekonomiska målen till verksamheterna, och omvänt fungerade inte återrapporteringen, med följd att ekonomiska rapporter ofta var kraftigt försenade eller uteblev helt. Innehållet i de ekonomiska rapporterna var ofta missvisande.

Så jobbar vi med nyheter  Läs mer här!
Läs mer om